外国に提出する文書に取得する領事認証（大阪府下に所在するタイ領事館、ベトナム領事館、台北弁事処）・アポスティーユや、関連する公証人の認証および公印確認をはじめ、行政書士によるサイン・パスポートの認証について、よくあるご質問をまとめました。
| 外務省での公印確認およびアポスティーユについては 外務省ウェブサイトのよくある質問でご確認いただけます |
外国に提出する文書の認証手続きがはじめての方は
必ず「まずはじめに」のページからご覧ください
行政書士によるサイン認証・パスポート認証
Q１-１．サイン認証ってどんなことをするのですか？
A１-１．
サイン認証（署名認証）とは、有資格者が「この署名は本人のものに間違いありません」ということを証明するものです。
サイン認証を受ける当事者は、有資格者の面前で文書にサインします。有資格者はサインする当事者本人を運転免許証等の公的な身分証明資料で確認し、面前で当事者がサインをしたことを認証文にして証明します。有資格者は氏名・所在地・連絡先とともに、有資格者を証明する番号等を認証文に記載し、サインをします。
- 提出先から所定の様式を受け取っている場合：サインの箇所を空欄にしたまま、ご依頼下さい。
- 提出先から特に様式を定められていない場合：一般的な文言で作成した弊所様式（英文）をご提供いたします。行政書士面前でサイン頂き、認証いたします。
- 提出先から様式の提供はないが認証文（提出先が認証文に必須としている単語や文章）が指定されている場合：その指示に合わせた認証文を作成いたします。事前にお申し付けください。
Q１-２．サインは英文、漢字のどちらですればいいですか？
A１-２．
基本的にはいずれでも大丈夫です。
サイン認証を受けた文書と同時に、身分証明としてパスポートのコピーの提出を求める外国提出先が多いので、パスポートと同一のサインで認証を受けておいたほうがいいと思います。
銀行口座開設等の手続きでよくある例として、サイン証明がパスポートと同一のサインでなかった場合、たとえ有資格者のサイン認証をとりつけていても、パスポートのサインと違うということで外国提出先の手続きが却下されたり、銀行が資格者へ直接確認を取る必要がでてくるなどで手続きが滞ることがあるようです。
Q１-３．外国の銀行口座開設手続きで、申込書のサインと同一ページに有資格者の認証を取り付けるように言われました。申込書に直接認証文を書きこんでもらえるのですか？
A１-３．
はい。申込書の指定のページに必要事項を記入し、認証いたします。
Q１-４．アイソシア行政書士事務所の行政書士による認証文の使用言語は？
A１-４．
英語です。ご希望により日本語に対応可能ですが、その他の言語には対応できません。
認証文書は、一般的な内容で作成した弊所様式を使用します。提出先から様式（フォーマット・ひな型）や含むべき単語・文章が指定されている場合は、提出先の指示に従ったかたちで認証文を作成いたします。事前にお申し付け下さい。
Q１-５．行政書士による認証は、郵送で全て完了しますか？
A１-５．
恐れ入りますが、行政書士によるサイン認証やパスポート認証は郵送のみで完結できません。
資格者の面前でご本人様が署名したことを確認した上で、「この署名は本人のものに相違ない」「このコピーは本人のパスポート原本のコピーに相違ない」ということを証明するものですので、書面に署名をするご本人様が弊所へご来所頂く必要があります。
Q１-６．アイソシア行政書士事務所で「パスポートが本物である」ということを認証してもらますか？
A１-６．
いいえ。どの有資格者も、「パスポートが本物である」ということを認証することはできません。
通常、外国の提出先はパスポートが本物であることの証明を求めているのではなく、提出するパスポートのコピーが確かに本人のものであることの証明を求めています。ですので、「このパスポートのコピーは確かに本人が交付を受けたパスポート原本と相違ない」という認証をします。
詳細は、行政書士による認証（パスポート認証）のページをご確認下さい。
Q１-７．アイソシア行政書士事務所で「パスポートの全ページのコピー」の認証は可能ですか？
A１-７．
はい、可能です。
こちらで全てコピーをとり、そのコピーが確かに原本と相違ないことを認証をいたします。
Q１-８．サイン（もしくはパスポート）の認証を受けるように外国の提出先に言われているが、行政書士の認証でいいかどうか判断できません。
A１-８．
行政書士の認証でいいかどうかと英語で質問しても、おそらく外国提出先も判断できないと思われます。というのも、日本と外国では制度が異なるため、外国の提出先に「行政書士」という資格が存在しないからです。
外国の提出先では認証者（Certifier）の例として、Notary（Notary Public）、Attorney、Lawyer、Barrister、Solicitor、Police、Accountantが挙げられていることが多いと思いますが、日本の警察や税理士・会計士には、サインやパスポートの認証資格は与えられていません。
行政書士は、サインやパスポートを認証する資格が与えられている日本の国家資格者です。
以下の１と２の両方とも該当する場合、通常は行政書士のサイン認証・パスポート認証で問題ないかと思います：
- 「Document must be certified by a qualified professional in your country. （文書は認証する資格がある者の認証を受けること）」などと指定されている
- 領事認証やアポスティーユが求められていない
領事認証やアポスティーユを求められている場合は、絶対に、行政書士の認証を受けないでください！
Q１-９．英語で「行政書士」ってどう言いますか？
A１-９．
日本行政書士会連合会のウェブサイトでは「行政書士」の英語訳として「Certified Administrative Procedures Specialist」と記載していますが、一般的にはそのまま「Gyoseishoshi」や「(Certified) Administrative Scrivener」を使用することが多いです。英国のSolicitorが行政書士にあたるという方もいらっしゃるようですが、業務範囲が異なります。Notary Public（Notary）は、日本では行政書士ではなく公証人が該当するでしょう。
Q１-８の通り、国によって制度が異なるため、海外に「行政書士」と同じ資格は存在しません。
弊所認証文では、「Certified Administrative Scrivener / Gyoseishoshi」と記載しております。
Q１-10．行政書士の認証を受けた文書に有効期限はありますか？
A１-10．
認証を受けた文書を提出する国の機関・窓口、代理人等によります。
文書の提出先にご確認ください。弊所や日本の各機関では判断できません。
領事認証・アポスティーユ
全般・基本事項
Q２-１．公文書と私文書の違いがわかりません。
A２-１．
公文書：国等の機関や地方自治体、国公立の大学や病院など、日本の公的機関が発行した文書です。
例としては、登記事項証明書、印鑑証明書、居住者証明書、戸籍謄本、住民票の写し、納税証明書、受理証明書（婚姻・離婚・出生）などの国や地方自治体の発行した証明書や、国公立大学の発行した卒業証明書や成績証明書などが公文書にあたります。また、公証人の認証を受けた後、法務局で公証人押印証明を受けた文書も公文書化された文書といえるでしょう。
私文書：個人や法人が作成した文書です。
例としては、委任状・授権委託書、契約書、公文書とその翻訳文を綴じた宣言書、宣誓供述書、パスポートのコピー、定款、サイン証明書、インボイスなどが私文書にあたります。
なお、「署名や押印のない文書」や「署名や押印をした原本のコピー」は、そのまま認証を受けることができません。そのため、署名や押印をした「宣言書（Q２-10参照）」を作成して認証を受けます。
- 「署名・サイン」は自書したものです。カラーコピーやゴム印でされたものは署名やサインとは言えません。
- 署名と同一形状であっても、コピーやゴム印でなされたものは「署名」ではありません。
認証を受けたい文書がホッチキス止めされている場合は、ホッチキス止めを外さないように！一度外して、再度ホッチキス止めし直した文書も、認証できません。
Q２-２．認証を受けたい文書が日本語で作成されている場合、外国に認証等を受けて提出するには翻訳が必要ですか？
A２-２．
いいえ、必ずしも翻訳が必要とは限りません。
認証を受けた文書の提出先により異なります。また、同一国も、手続きの種類や、提出国内の機関・地区・代理人により異なる場合があるようです。提出先国によっては、提出先国に所在する指定機関で翻訳しないと、日本で翻訳を添付して領事認証等を受けても提出先国で却下されることになりますのでご注意ください。
また、提出先国機関等が特定の言語で作成されていない文書は、日本国内で認証を受けていても拒否される場合がございます（トルコなど）。思い込みで「英語なら受け付けられるだろう」と英文で作成しないで、文書の使用言語は提出先にご確認ください。
提出先国が中国の場合：中国に日本の公文書原本（戸籍謄本や登記事項証明書など）にアポスティーユを受けて提出する際は、日本国内では公文書原本にアポスティーユを受けるだけにしておき、中国国内指定機関の翻訳を添付して提出する方が一般的なようです。中国指定機関の翻訳でないと却下される場合がございますので、ご注意ください。
日本語文書に英訳を綴じた文書にして認証を受ける場合：通常は「添付した英訳は、日本語文書を忠実に訳したものである」というような文章（宣言文）に翻訳者もしくは法人代表等が記名・署名をした「宣言書（Declaration）」を表紙にして日本語文書と英訳を綴じて公証人の認証を受け、その後、更に必要な認証（領事認証やアポスティーユ）を受けます。提出先国機関等によっては、翻訳者が公証人認証を受けていないと却下される場合もあるので、提出先国機関等の指示に従ってください。
宣言書についてはQ２‐10をご参照ください。
Q２-３．外国の提出先から、提出書類に「認証」を受けるように指示されたが、領事認証とアポスティーユのどちらを受けたらいいのかわかりません。
A２-３．
どのような認証を求めているかについては、外国の提出先でしか判断できません。提出先が求めている認証を受けて提出しない限り、たとえいずれかの認証を日本国内で受けたとしても却下されることになります。必ず提出先に確認して進めてください。
なお、アポスティーユを認めている国は「ハーグ条約締結国」のみです。
ただし、アポスティーユ可能な国へ提出する場合も、文書の種類によっては提出先国機関が領事認証を求めることもあるようですので、念のために、アポスティーユで良いか提出先に確認しておいたほうがよいでしょう。
中国国内へ提出する場合は、アポスティーユです（日本で作成した文書に対し、駐日大使館・領事館で領事認証を受けることができません）。
Q２-４．外国の機関から、パスポートのコピーに領事認証（もしくはアポスティーユ）を受けて提出するようにいわれましたが、どうしていいかわかりません。
A２-４．
この場合には、行政書士によるパスポート認証を受けずに、まず公証人の認証を受け、領事認証（もしくはアポスティーユ）までを取得します。一部の国（台湾など）では、本人が直接在日大使館・領事館で領事認証を受けることができたり、公証人の認証時の「代理認証」を認めていない（本人が公証人の認証を受けていないと領事認証不可）ということもございます。
通常は、「このパスポートのコピーは、私が交付をうけたパスポートの原本のコピーに相違ない」というような文章（宣言文）にパスポート当事者が記名・署名をし、パスポートのコピーと合綴した「宣言書（Declaration）」にして公証人の認証を受け、その後、更に必要な認証（領事認証やアポスティーユ）を受けます。
宣言文に使用する言語は、一般的に英語が多いですが、提出先の指示に従ってください。提出先国内での翻訳が必要な場合には、日本語で作成するほうがいいかと思います。
なお、弊所にて公証人認証～領事認証（もしくはアポスティーユ）を代行する場合、公証人にパスポート原本を提示する必要があるため、パスポート原本をお預かりすることになります。
宣言書についてはQ２‐10をご参照ください。
Q２-５．卒業証書、学位記、医師免許証の原本に領事認証（もしくはアポスティーユ）を受けることはできますか？
A２-５．
受けることはできます。
ただし、通常、外国の機関等から大学等の卒業や学位を証明する資料を求められた場合、大学等に請求して交付される卒業証明書に認証を受けて提出することが多いです。なぜなら、いちど領事認証やアポスティーユを受けた文書には、再度新たな認証を取得できないからです。卒業証書・学位記、医師免許証などの原本に直接認証を受けてしまうと、同じ国に提出するか他国に提出するかにかかわらず、今後二度と認証をうけることができなくなります。
卒業証明書は、大学の種類によって直接外務省の公印確認を受けることができるものと、私文書として公証人の認証から受けなければならないものがあります。外務省が証明できる書類の種類については、以下をご確認ください。
外務省ウェブサイト：公印確認・アポスティーユ 証明できる書類
直接原本にアポスティーユを受けることができない場合、一般的に、「この（卒業証明書）のコピーは、私が○○大学から交付をうけた卒業証明書原本のコピーに相違ない」等の文章（宣言文）に記名・署名し、その宣言文を表紙にして卒業証明書原本を合綴した「宣言書（Declaration）」を作成して領事認証やアポスティーユを受けます。
提出先が「卒業証書」や「学位記」、「医師免許証」の認証を求めている場合には、原本でなく原本のコピーを合綴した宣言書を作成します。
宣言文に使用する言語は一般的に英語が多いですが、提出先の指示に従ってください。提出先国内での翻訳を添付するよう求められている場合には、日本語で作成するほうがいいかと思います。
宣言書についてはQ２‐10をご参照ください。
Q２-６．決算書や定款など、署名のない文書に認証を受けることは可能ですか？
A２-６．
認証は「文書に付された署名を証明して合法化する」ことですので、認証を受ける文書には署名が必要です。
そのため、通常、署名のない文書に認証を受けるには、署名をした宣言書（Declaration）を表紙にして認証を受けたい文書と綴じて１つの文書にして認証を受けます。
Q２‐２、Q２‐５もご確認ください。
宣言書についてはQ２‐10をご参照ください。
Q２-７．コンビニ交付で取得した戸籍謄本等の公文書原本に外務省の証明（公印確認・アポスティーユ）を受けることは可能ですか？
A２-７．
戸籍謄本・住民票等の市区町村が交付する証明書：使用できます。コンビニで発行された外務省の公印確認（もしくはアポスティーユ）を直接受けることが可能です。複数ページに渡っているがホッチキス止めされずに交付された証明書は、ホッチキス止めしないでそのまま外務省へ申請します。
「POPITA」や「証明書学外発行サービス」を利用して交付された卒業証明書：外務省の証明を受けることができません。そのため、海外の機関に提出するための卒業証明書は、卒業校へ申請して交付を受けてください。
Q２-８．警察から交付を受けた犯罪経歴証明書（無犯罪証明）は開封してもいいですか？
A２-８．
絶対に開封しないでください！開封したものは無効になります。
開封せずに公文書として必要な認証手続きを行ってください。
Q２-９．領事認証やアポスティーユを受けた文書に有効期限はありますか？
A２-８．
認証を受けた文書を提出する外国の機関・窓口、代理人等によります。
必ず提出先国機関等にご確認ください。弊所や外務省、駐日大使館・領事館など日本国内の機関等では判断できません。
Q２-10．宣言書（Declaration）には何を書けばいいですか？見本はありますか？
A２-10．
宣言書の使用言語や記載内容は、認証を受けた文書を提出する外国の機関等によります。
基本的には以下の内容が含まれます：
- タイトル：宣言書（英語で作成する場合は「Declaration」）
- 宣言する内容（例：パスポートのコピーに相違ない、証明書原本に相違ない、添付した文書の翻訳に相違ない…など）
- 署名日
- 署名（ご自身で公証役場に行く場合は、公証役場の面前で署名します）
- 署名者の氏名
- （法人の場合）署名者の役職、法人名および所在地
その他に提出先国や提出する目的によっては、「署名者の住所、生年月日、パスポート番号」等が必須の場合もあるかと思います。
作成した宣言書を表紙にして、認証を受けたい文書と一緒に綴じて１つの文書にして認証を受けます。ただし、提出先国機関等や一部の駐日大使館・領事館によっては、複数の種類の公文書や私文書等を一つにして綴じた宣言書は却下されることがあります。その場合は、提出先国機関等の指示に従って、文書を作成してください。
宣言書／Declarationの例については、以下の公証役場のウェブサイトに掲載されていますのでご参照ください。
Q２-11．パスポートのコピーの領事認証（もしくはアポスティーユ）取得の代行をお願いできますか？
A２-11．
はい、承ります。
公証人の認証から必要なお手続きとなりますので、弊所にて公証人認証から領事認証（もしくはアポスティーユ）取得までのお手続きを代行いたします。
ただし、パスポートのコピーを含む文書に公証人の認証を受けるには、パスポートの原本提示が必須です。そのため、パスポートをお預かりできない場合には、弊所にて承ることができません。
パスポートコピーのままでは認証を受けることができませんので、表紙となる宣言書を作成してご本人の署名を付して認証を受けます。宣言書についてはQ２-10をご参照ください。
タイ王国大阪総領事館での領事認証
領事認証の基本的な事項についてのQ＆Aはこちら >> 全般・基本事項
Q３-１．タイ王国大阪総領事館の領事認証に、管轄地域はありますか？
A３-１．
タイ領事館への領事認証申請には、管轄地域はございません。
そのため、弊所にて全国からのご依頼に対応することが可能です。
Q３-2．タイ領事館で認証を受けた文書に有効期限はありますか？
A３-２．
認証を受けた文書を提出する外国の機関・窓口、代理人等によります。
必ず提出先国機関等にご確認ください。弊所や外務省、駐日大使館・領事館など日本国内の機関等では判断できません。
台北駐大阪経済文化弁事処での領事認証
領事認証の基本的な事項についてのQ＆Aはこちら >> 全般・基本事項
Q４-１．台北弁事処の領事認証を受けるには、外務省公印確認を受けてはいけないというのは本当ですか？
A４-１．
はい、本当です。台湾と日本は形式上「国交がない」とされているため外務省の公印確認の対象外となっており、外務省の公印確認を受けた文書は台北弁事処で認証できないので、ご注意ください。
そのため、公文書原本であれば直接弁事処に領事認証を申請します。私文書の場合は、公証人の認証を受けて申請します。
詳細は文書を管轄する台北弁事処のウェブサイトにてご確認の上、直接弁事処にお尋ねください。
大阪の台北弁事処の管轄内の場合、以下にてご確認ください：
Q４-２．コンビニ交付で取得した戸籍謄本原本に認証を受けることは可能ですか？
A４-２．
はい、戸籍謄本等であれば可能です。コンビニ交付で取得したままの原本を申請下さい。
学校の卒業証明書は学校から交付を受けてください。
Q４-３．【個人の文書】台湾国内の提出先から、戸籍謄本（公文書）原本とその台湾語訳に領事認証を受けるように言われました。公文書原本と台湾語訳を合綴して、公証人認証を受けていいですか？
A４-３．
台北弁事処で認証をうけるためには、公文書原本はそのまま認証を受ける必要があります。
また、個人の文書の場合、その台湾語訳は公文書原本とは一緒に綴じないで、原本と同時に直接台北弁事処へ領事認証の申請できます。台北弁事処は原本とその翻訳をそれぞれ認証しますが、最終的に弁事処が両方を一つに綴じて認証完了文書となります。
詳細は台北弁事処のウェブサイトにてご確認の上、直接弁事処にお尋ねください。
弊所では、個人公文書原本とその台湾語訳の領事認証を同時にご依頼頂くことが可能です（翻訳はあらかじめ作成ください）。
Q４-４．【法人の文書】台湾国内の提出先から、登記事項証明書（公文書）原本とその台湾語訳に領事認証を受けるように言われました。公文書原本と台湾語訳を合綴して、公証人認証を受けていいですか？
A４-４．
台北弁事処で領事認証を受けるためには、公文書原本とその台湾語翻訳文を同時に領事認証を申請します。
また、その台湾語訳は公文書原本とは一緒に綴じないでください。
まず、台湾語訳と公文書原本のコピーを合わせて公証人の認証を受けます。その後、「公文書原本」と「公証人の認証を受けた訳文付き文書」を、同時に直接台北弁事処へ商務文書として認証申請します。
詳細は台北弁事処のウェブサイトにてご確認の上、直接弁事処にお尋ねください。
弊所では、公証人認証からワンストップでご依頼を承ることが可能です。
Q４-５．公文書は文書を発行した機関の所在地を管轄する弁事処へ認証を申請しなければならないと聞きました。本当ですか？
A４-５．
本当です。
以下に例を挙げます：
- 戸籍謄本の原本：現在の住所地ではなく、戸籍謄本を発行した市区町村を管轄する弁事処へ申請
- 登記事項証明書の原本：証明書を発行した法務局およびその出張所の所在地を管轄する弁事処へ申請
- 法人に対し厚生労働省（本省）が発行した自由販売証明書（Certificate of Free Sale）の原本：厚生労働省本省の所在地である東京都を管轄する駐日台北代表処へ申請
Q４-６．弁事処で認証を受ける公文書に有効期限はありますか？
A４-６．
認証を受けた文書を提出する台湾国内の機関・窓口、代理人等によります。
必ず台湾国内の機関等にご確認ください。弊所および駐日台北弁事処では判断できません。
在大阪ベトナム社会主義共和国総領事館での領事認証
領事認証の基本的な事項についてのQ＆Aはこちら >> 全般・基本事項
Q５-１．ベトナムの提出先から領事認証を受けずに、公証人認証とその押印証明を受けるように言われましたが、大丈夫でしょうか？
A５-１．
ベトナムへ提出する文書は、以下のパターンがあるようです。
- （公文書の場合）全ての手続きをベトナム国内で行う（その後、在ベトナム日本大使館・領事館で公印確認、ベトナム公証役場で翻訳・認証
- （私文書の場合）日本で公証人認証・公証人押印証明を受けて、それ以降は上の公文書と同様、ベトナム国内で手続きする
- 日本国内のベトナム大使館・領事館にて領事認証を受ける（必要に応じて、ベトナム国内の公証役場にて翻訳・公証）
- 日本国内のベトナム大使館・領事館にて領事認証および翻訳、翻訳公証を受ける
ベトナム国内の提出先・現地代理人等が「公証人認証とその押印証明だけでいい」という場合は、それで大丈夫です。提出先もしくは現地代理人等に確認して進めてください。
Q５-２．ベトナム領事館で領事認証を受ける文書に、さらに「領事館でのベトナム語翻訳とその翻訳公証」を受けるように指示されましたが、可能ですか？
A５-２．
はい、可能です。ベトナム領事館では、領事認証を取得する文書に対して、さらにその翻訳・翻訳公証を受けることができます。
ただし、ベトナム現地で翻訳するより費用がかかるため、日本では領事認証までを取得し、そのベトナム語翻訳と公証はベトナム国内や現地代理人側で行うことが多いようです。