公文書の翻訳、外務省の公印確認やアポスティーユを直接受けることができない公文書、署名のない私文書に認証を受ける際に必要になるのが「宣言書／Declaration」です。
認証を受ける文書についてどのような文書なのか宣言し、その宣言内容に署名もしくは押印した「宣言書」を認証を受けたい文書と合綴して作成します。その宣言書に付された署名に認証を受けることで、文書を合法化するというわけです。
公文書原本であっても、宣言書と合綴した文書になると「私文書」になりますので、公証人の認証が必要です。（例：大学の卒業証明書にアポスティーユを受けたい時などで、宣言書に卒業証明書原本を合綴した文書など…）
提出先国やその機関等によって、宣言書の使用言語や記載内容が異なります。
特に中国へ提出する文書の場合は、日本語文書に認証を受けて、中国の提出先が指定する機関で翻訳しないと日本で認証を受けていても却下されることがあります。必ず、提出先国の機関等にご確認ください。
宣言書については以下のページの「Q２-１０」をご参照ください。